Neue Software verbessert Terminbuchungen bei den Bürgerdiensten

Die Bürgerdienste der Stadt Dortmund haben eine neue Software eingeführt. Sie soll dabei helfen, den Service der Bürgerdienste dauerhaft zu verbessern. Die neue Software Tevis bietet eine ganze Reihe Neuerungen. Ein Überblick:

TEVIS - diese Bezeichnung der Software steht für "Termin-Verwaltungs- und Informations-System". Terminbuchungen bei den Bürgerdienste sind übersichtlicher und schneller zu vereinbaren. Die Liste der Neuerungen ist umfangreich.

Kund*innenfreundliche Hinweise bei der Online-Terminvergabe
Je nach Anliegen werden in den Bestätigungs-E-mails mitzubringende Unterlagen aufgeführt, sodass sich die Kund*innen bereits im Vorfeld auf ihre Termine vorbereiten können und evtl. mehrfache Vorsprachen entfallen.

Erinnerungs-E-Mails / Online-Stornierungsmöglichkeiten für Kund*innen
Durch die Erinnerungs-E-Mails haben die Bürgerdienste weniger Terminausfälle. Gleichzeitig haben Kund*innen die Möglichkeit, bei Bedarf ihren Termin ohne viel Aufwand zu stornieren. Die Bürgerdienste bitten darum, jeden Termin, der nicht wahrgenommen werden kann, abzusagen. Dies hilft den Menschen, die einen neuen Termin benötigen.

Automatisierte Kalendereinträge
Die Terminbestätigungen enthalten ics-Dateien, über die sich die Termine durch die Kund*innen problemlos in die eigenen digitalen Kalender speichern lassen.

Standortübergreifende Suche nach dem nächsten freien Termin
Hierdurch können auch spontan freiwerdende Termine z.B. durch Stornierungen durch die Kund*innen noch neu gebucht werden, sodass die Auslastung der Termine für die Bürgerdienste besser ist. Kund*innen können auch spontan Termine finden. Bislang musste in der Suchmaske einzeln für jeden Standort gesucht werden. Das entfällt nun.

Stadtplan
Durch den bei den Onlineterminen enthaltenen Stadtplan können Kund*innen direkt sehen, welche Standorte in ihrer Nähe sind und so den für sie am besten gelegenen Standort auswählen. Dies hilft besonders den Bürger*innen, die neu in der Stadt sind.

Skill-Based Routing
Durch die detaillierten Anliegen können auch neue, noch einzuarbeitende Mitarbeiter*innen bereits gezielt Kund*innen aufrufen (z.B. zur Erstellung von Personalausweisen). Somit kann eine kenntnisbasierte Kundensteuerung erfolgen.

Unterschiedliche Terminraster
Je nach Dauer der jeweiligen Anliegen (Abholung Ausweisdokumente, KFZ-Angelegenheiten oder Fahrerlaubnisangelegenheiten) kann die Termindauer systemseitig variabel geplant werden.

Auswertungen
Durch detaillierte Auswertungsmöglichkeiten können die Bürgerdienste nicht wahrgenommene Termine feststellen und ggf. mit geeigneten Maßnahmen gegensteuern.

Aufrufmonitor im Dienstleistungszentrum
Für die Kund*innen ist es nunmehr noch schneller möglich, den Bedienplatz im Dienstleistungszentrum aufzusuchen.

Das neue System hat sich bereits in die bisherigen Abläufe gut integriert. In der Probephase wurden bislang keine Auffälligkeiten festgestellt. Von den Kund*innen wird das neue Layout und das Buchungshandling gut angenommen. In Kürze wird auch eine Buchungsanleitung/Handout für Kund*innen im Internet eingestellt.
Quelle: dortmund.de | nachrichten