Stadt Dortmund geht mit E-Akte und DMS wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung

Dortmund kommt vorwärts bei der Digitalisierung: Mit dem erfolgreichen Abschluss des europaweiten Vergabeverfahrens zur Einführung eines gesamtstädtischen Dokumentenmanagementsystems (DMS) schafft die Stadt eine weitere wichtige Grundlage für die Verwaltungsdigitalisierung.

"Auf lange Sicht soll die Stadtverwaltung moderner, innovativer und digitaler werden", so Personaldezernent Christian Uhr. Den Zuschlag erhielt die SER Group mit dem Produkt Doxis4. Die Stadt Dortmund hat dazu einen professionellen und kompetenten Partner gewonnen, der einen umfangreichen Erfahrungsschatz in der Umsetzung von DMS-Projekten hat. So konnte die SER bereits erfolgreiche E-Akten-Projekte in der öffentlichen Verwaltung realisieren.

Das Doxis4 ist hierbei nicht bloß eine E-Akte, sondern zusätzlich eine Plattform zur Durchführung von digitalen Prozessen. Ziel der Einführung Doxis4 ist es, im Rahmen einer digitalen Basisakte die Stadtverwaltung in die Lage zu versetzen, flächendeckend elektronische Akten zu führen. Um diese Technologie für alle Bereiche der Stadtverwaltung nutzbar zu machen, wurde eine Unternehmenslizenz für sämtliche Arbeitsplätze abgeschlossen.

Infrastruktur für Digitalisierung
"Innerhalb des zweijährigen Einführungsprojektes mit dem Hersteller SER wird zunächst die Basisakte in den Fachbereichen Personal- und Organisationsamt, Kämmerei und Vermessungs- und Katasteramt implementiert", erläutert Uhr.

Die ersten Workshops zur inhaltlichen Umsetzung der Basisakte werden im vierten Quartal 2021 mit der SER zusammen beginnen. Neben der Umsetzung der Basisakte ist vorgesehen, vier ausgewählte Fachverfahren mit dem Doxis4 zu verbinden. Diese Anwendungen erlauben die automatische elektronische Aktenführung im DMS und erleichtern damit die Sachbearbeitung.

Mit dem Projekt wird nicht nur eine gesamtstädtische digitale Basisakte eingeführt, sondern auch die Infrastruktur für die Digitalisierung von Prozessen geschaffen. Akten werden zukünftig nicht nur elektronisch abgebildet, sondern auch standortunabhängig und somit effektiver verwaltet.

Gleichzeitig werden sie zu einer eindeutigen Informationsquelle für die Sachbearbeitung. "Schub für Schub versuchen wir, die Stadtverwaltung papierlos zu machen und E-Akten zu führen", so Uhr.
Quelle: dortmund.de | nachrichten