Stadt holt für schnellere Digitalisierung Dortmunder Unternehmen Adesso ins Boot

Die Dortmunder Stadtverwaltung wird digitaler. Weniger Bürokratie und mehr Automatisierung ist das Ziel für den Bürger*innen-Service, aber auch innerhalb der Ämter. Das Dortmunder Systemhaus wird dafür zum "Digitalen Bauhaus" - ein aktiver Mitgestalter der Digitalisierung in der Verwaltung.

Das Dortmunder Systemaus, kurz Dosys, ist der IT-Dienstleister innerhalb der Stadtverwaltung. Das Amt ist u.a. für IT-Sicherheit, die Ausstattung mit Geräten und Software-Einführung zuständig. Nun stellt sich Dosys neu auf. Dafür holt die Stadt ein lokales Unternehmen ins Boot, das langjährige Expertise in Sachen Digitalisierung hat: Adesso. Die Kooperation wurde vom Rat der Stadt Dortmund beauftragt und wird bis 2025 laufen. "Dosys soll sich von einem reinen Service-Anbieter und Dienstleister zu einem aktiven Mitgestalter der Digitalisierung der Verwaltung entwickeln", erklärt Personal- und Organisationsdezernent Christian Uhr.

Digitalisierung als Daueraufgabe
Digitalisierung beschäftigt die Stadtverwaltung permanent. Auf der einen Seite stehen die Ansprüche der Bürger*innen an Zugänglichkeit und Geschwindigkeit bei der Bearbeitung von Anliegen, auf der anderen Seite haben auch die Beschäftigten den Wunsch nach digitalerem Arbeiten. Nach dem Onlinezugangsgesetz (OZG) sollten 175 Verwaltungsleistungen auf kommunaler Ebene bis 2022 digitalisiert werden. Der Einsatz sogenannter "EfA"-Leistungen ("Einer-für-Alle"-Leistungen) gestaltete sich bei vielen Kommunen bisher schwierig. Hierbei handelt es sich um Online-Angebote, die über das Land NRW auch den Stadtverwaltungen angeboten werden sollen. "Es zeichnet sich nicht ab, dass ein OZG 2.0 erlassen wird. Wahrscheinlich werden Bund und Land die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen zur Daueraufgabe erklären", so Uhr. "Wir haben von Bund und Land weder finanzielle noch personelle Unterstützung erhalten."

Über 180 Dienstleistungen stehen online zur Verfügung
Trotzdem, so Uhr, habe es die Stadt Dortmund aus eigenen Bordmitteln geschafft, dass schon jetzt 183 Dienstleistungen digital zur Verfügung stehen. Leistungen können also rund um die Uhr und ohne den Gang ins Amt beantragt werden. So können Dortmunder*innen z.B. bequem von zu Hause aus ihr neues Auto oder ihren Hund anmelden. Das Ziel sei es, so Uhr, die Prozesse zwischen Antragstellung und Produkt zu automatisieren. Für modernes Arbeiten in der Verwaltung hat der Rat Anfang 2021 den Masterplan "Digitale Verwaltung – Arbeiten 4.0" verabschiedet. Dieser sieht 24 Digitalisierungsmaßnahmen vor, von denen viele bereits umgesetzt oder noch in der Umsetzung sind. Um den Herausforderungen zu begegnen, ist auch eine radikale Änderung bei der Umsetzung und Bereitstellung von IT-Dienstleistungen notwendig. Um dem gerecht zu werden und die Digitalisierungsziele der Stadt Dortmund umsetzen zu können, wird das Dortmunder Systemhaus zum "Digitalen Bauhaus". Der Fokus liegt dabei auf der Digitalisierung von Leistungen im Sinne des OZG. Die Kommunikaton per Post soll künftig über ein Bürger*innen-Konto für alle Anliegen abgewickelt werden.

Dortmunder Systemhaus wird Expert*innen-Amt in Sachen Digitalsierung
Die Partnerschaft von Dosys und Adesso sieht vor, dass fehlendes Know-how über Methoden, Strategien und Technologien von Adesso erbracht und bei Dosys etabliert wird. So soll Dortmund in den kommenden Jahren über einen der höchsten Digitalisierungsgrade in der Verwaltung verfügen. "Adesso hilft dem Dortmunder Systemhaus dabei, das notwendige Handwerkszeug zu erlernen und Methoden zu entwickeln, die sie anderen Ämtern dann in die Hand geben können", erläutert Uhr. Dosys wird die anderen 34 Ämter der Verwaltung sowohl bei der Optimierung der Prozesse als auch der Einführung effizienzsteigernder Werkzeuge beraten. Als Beispiel benennt er die elektronische Akte: "Der Ruf nach Digitalisierung ist in vielen Fachbereichen groß. Es besteht also keine Abwehrhaltung innerhalb der Verwaltung." Prozesse sollen innerhalb der Ämter und in der Kommunikation mit den Bürger*innen optimiert werden - schlanker und weniger bürokratisch.

Bürger*innen-Services und interne Prozesse optimieren
Über eine Mischung aus Workshops mit dem Dortmunder Systemhaus und den Fachbereichen werden die Rollen, Prozesse und Kompetenzen aufgebaut, erprobt und optimiert, die zur Umsetzung der Digitalisierungsvorhaben erforderlich sind. Sechs Workshops haben bereits stattgefunden: mit dem Vermessungs- und Katasteramt, dem Sozialamt, dem Gesundheitsamt, der Stadtkasse, dem Amt für Wohnen und dem Grünflächenamt. Im letzteren soll z.B. ein Service erarbeitet werden, über den Bürger*innen digital Mängel melden können. Das Gesundheitsamt arbeitet an einem Prozess, wie die Trinkwasseruntersuchung vereinfacht werden kann. Weitere Workshops werden folgen.

Jörg Zilian, Leiter des Dortmunder Systemhauses, betont, die Zusammenarbeit mit den Beschäftigten, die das Fachwissen einbringen, sei essentiell. Dies bekräftigt auch Prof. Dr. Volker Gruhn, Aufsichtsratsvorsitzender bei Adesso: "Neue Technologien wie maschinelles Lernen ergeben Möglichkeiten, die man nicht erkennen kann, wenn man ausschließlich die Dienstleistungen im Blick hat. Auf der anderen Seite bringt es nichts, wenn man Ideen für den Einsatz von Technologien hat, die für bestimmte Dienstleistungen keinen Sinn ergeben. Das Zusammenspiel ergibt neue Lösungen - insofern greift die Bauhaus-Metapher gut."

Maschinelles Lernen bietet neue Chancen
Mit Blick auf maschinelles Lernen sei zum Beispiel vorstellbar, Dienstleistungsangebote personell anzupassen. So könnte z.B. einer neu zugezogenen Familie mit Kindern im Online-Konto der Kontakt zu Schulen vorgeschlagen werden, also "Vorhersagen" gemacht werden, welche Angebote für die Nutzer*innen relevant sein könnten - unter Berücksichtung des Datenschutzes. "Wir wollen auch Organisationsarbeiten neu bewerten, Optimierungspotenziale erkennen und fragen: Von welchen Aufgaben kann man sich vielleicht auch trennen? Also Haushaltsmittel und Personal effizienter einsetzen", sagt Uhr. Das Projekt wird 1,35 Millionen Euro kosten.

Quelle: Stadt Dortmund